Új ERP, CRM, workflow-rendszer vagy AI-megoldás bevezetésén gondolkodik? Könnyű abból kiindulni, hogy a megfelelő technológia majd megoldja a működésben felhalmozódott problémákat. A tapasztalat azonban sokszor azt mutatja: ha a folyamat nincs rendben, a digitalizáció csak továbbviszi a meglévő hibákat. Ezért egy sikeres projekt első kérdése nem az, hogy milyen rendszert válasszunk, hanem az, hogy mit érdemes digitalizálni, és milyen állapotban van az adott folyamat.
A digitalizáció nem a szoftver kiválasztásával kezdődik
Amikor egy vállalat digitalizációs projektet indít, a beszélgetés gyorsan eljut a technológiához: milyen rendszerre van szükség, mennyibe kerül, mennyi idő alatt vezethető be, összekapcsolható-e a meglévő megoldásokkal, és milyen AI-funkciókat kínál.
Ezek fontos kérdések – de nem feltétlenül ezek az elsők. Mielőtt egy folyamatból informatikai megoldás lesz, érdemes tisztázni, hogyan működik ma: ki indítja el, ki dönt benne, hol keletkeznek az adatok, hol akad el, és mely lépések maradtak meg pusztán azért, mert „mindig így csináltuk”.
Ha ezekre nincs egyértelmű válasz, a szoftver sem fogja megadni őket. A technológia azt automatizálja, amit meghatározunk neki. Egy jól működő folyamatot gyorsabbá, átláthatóbbá és mérhetőbbé tehet; egy rendezetlent viszont könnyen bebetonozhat.
Miből látszik, hogy a folyamat még nincs készen?
Egy szervezetnek nem kell látványosan rosszul működnie ahhoz, hogy érdemes legyen rendbe tenni a folyamatait. Sok probléma annyira beépül a napi rutinba, hogy már fel sem tűnik.
- ugyanazt a feladatot különböző kollégák vagy szervezeti egységek eltérően végzik;
- nincs egyértelműen kijelölt folyamatgazda;
- ugyanaz az adat több Excel-táblában vagy nyilvántartásban szerepel;
- a jóváhagyások jelentős része e-mailben történik;
- ugyanazt az adatot több rendszerbe is manuálisan rögzítik;
- a kivételes esetek kezelése mindig egyedi döntést igényel;
- nem mérhető megbízhatóan az átfutási idő, az elakadás vagy a hibák száma.
Ha ezek közül több egyszerre jelen van, az új rendszer kiválasztása előtt célszerű magát a működést is megvizsgálni.
Mi történik, ha egy rendezetlen folyamatot digitalizálunk?
Első ránézésre logikusnak tűnhet, hogy majd a rendszer kikényszeríti a rendet. Bizonyos mértékig valóban képes kötelező mezőket előírni, jóváhagyási láncokat kezelni és feladatokat kiosztani. A probléma akkor kezdődik, amikor nincs egyértelmű válasz arra, milyen szabályokat kell a rendszerbe építeni.
Ilyenkor a szervezeti kérdések az informatikai projekt közepén jelennek meg. A folyamatokról szóló viták bekerülnek a specifikációba és a tesztelésbe, nő a testreszabási igény, hosszabbodik a projekt, és emelkedik a költség. A végeredmény technikailag működhet, mégsem lesz egyszerűbb vele dolgozni.
Először egyszerűsíteni, aztán automatizálni
A digitalizáció egyik legnagyobb lehetősége nem az, hogy a jelenlegi folyamatot elektronikussá tesszük, hanem az, hogy előtte feltehetjük a kérdést: szükség van-e egyáltalán minden jelenlegi lépésre?
Egy ötlépcsős jóváhagyás nem attól lesz modern, hogy a döntések ezentúl mobilalkalmazásban történnek. Lehet, hogy három jóváhagyási szint is elegendő. Egy manuálisan vezetett Excel sem feltétlenül azért problémás, mert Excelben van: lehet, hogy az adat már rendelkezésre áll más rendszerben, ezért nem kellene újra rögzíteni.
A digitalizáció előtti folyamatrendezés tehát nem azt vizsgálja elsőként, hogyan automatizálható egy meglévő lépés, hanem azt, hogy szükség van-e rá.
Egy egyszerű példa: beszerzési igény
Tegyük fel, hogy egy vállalatnál egy új eszköz beszerzése így történik: a munkatárs e-mailt ír a vezetőjének, a vezető visszaír, a pénzügy rákérdez a költséghelyre, az igény bekerül egy Excel-táblába, nagyobb összegnél újabb jóváhagyás szükséges, az ajánlatok különböző postafiókokban gyűlnek, majd valaki manuálisan felviszi a megrendelést az ERP-rendszerbe.
Erre természetesen lehet workflow-megoldást fejleszteni. Előtte azonban érdemes eldönteni: milyen adatok szükségesek az igényhez, milyen összeghatárokhoz milyen jóváhagyási szint tartozik, ki a folyamatgazda, hol van a hiteles keretadat, melyek a kivételek, és milyen adatokat lehet automatikusan átadni az ERP-nek.
Ha ezek a kérdések előre eldőlnek, a digitalizáció már nem a régi folyamat elektronikus másolata lesz, hanem egy rövidebb, egyértelműbb és mérhetőbb működés.
Mikor áll készen egy folyamat a digitalizációra?
Egy folyamat általában akkor digitalizálható biztonságosan, ha:
- világosan meghatározható az eleje és a vége;
- van kijelölt folyamatgazda;
- egyértelműek a döntési szintek és felelősségek;
- meghatározható a hiteles adatforrás;
- a kivételek szabályozottak;
- az eredmény legalább néhány alapmutatóval mérhető.
Nem szükséges, hogy minden tökéletes legyen. A cél az, hogy a legfontosabb üzleti kérdések ne a fejlesztés vagy a rendszerbevezetés közben kerüljenek elő.
Nem minden problémára kell új rendszer – és nem mindenre kell AI
A folyamatfelmérés egyik fontos eredménye sokszor éppen az, hogy kiderül: bizonyos problémák megoldásához nincs szükség új szoftverre. Egy felesleges jóváhagyási kör megszüntetése, a felelősségek tisztázása vagy egy egységes dokumentumrend kialakítása szervezési kérdés.
Más helyzetekben elegendő lehet egy Power Automate folyamat, egy Power Apps alkalmazás vagy egy meglévő Dynamics 365 rendszer megfelelőbb használata. És természetesen vannak olyan folyamatok is, ahol valóban új megoldás bevezetése indokolt.
Ugyanez igaz az AI-ra is. Ha egy folyamat azért lassú, mert ugyanazt az adatot háromszor kell manuálisan rögzíteni, először az adatáramlást érdemes megoldani. Ha viszont nagy mennyiségű e-mailből vagy dokumentumból kell információt kinyerni, kéréseket osztályozni, összefoglalókat készíteni vagy döntéseket előkészíteni, az AI már valódi többletet adhat.
A kérdés ezért nem az, hogy hol lehet AI-t használni, hanem az, hogy hol teremt üzleti értéket.
A Grepton megközelítése: technológia előtt üzleti kérdések
A Grepton vállalati tanácsadási megközelítése abból indul ki, hogy a digitalizáció nem önmagában informatikai feladat. Először a tényleges működést, a problémás és felesleges lépéseket, a felelősségeket és a döntési pontokat kell feltárni.
Ezután lehet eldönteni, hol van szükség szervezeti változtatásra, automatizációra, rendszerintegrációra vagy új technológiai megoldásra. Ez különösen fontos a back office, pénzügy, beszerzés, logisztika és HR területén, ahol egy-egy folyamat gyakran több szervezeti egységen és informatikai rendszeren halad keresztül.
A rendezett folyamatból már megfelelő technológiai megoldás tervezhető – legyen szó Dynamics 365-ről, Microsoft Power Platformról, egyedi fejlesztésről, integrációról vagy AI-alapú automatizációról.
Honnan érdemes elindulni?
Nem szükséges egyszerre az egész vállalat működését újratervezni. Érdemes egy olyan folyamattal kezdeni, amely sok kollégát érint, jelentős manuális munkával jár, rendszeresen fennakad vagy sok visszakérdezést generál.
A kiindulási állapotot már a változtatás előtt érdemes mérni: mennyi a teljes átfutási idő, hány manuális lépés történik, mennyi a visszakérdezés és a hiba, illetve mennyi munkaidőt köt le a folyamat. Így később konkrétan látható, hogy a digitalizáció gyorsította-e a működést, csökkentette-e az adminisztrációt és mennyi kapacitást szabadított fel.
Előbb a működést tegye rendbe, utána válasszon technológiát
Egy új rendszer önmagában nem tesz rendet a folyamatokban. A jól megválasztott technológia viszont rendkívül hatékonyan tudja támogatni azt a működést, amelynek szabályai, felelősségei és céljai már világosak.
A jó digitalizáció nem attól indul, hogy rendszert választunk. Attól, hogy tudjuk, milyen működést szeretnénk vele támogatni.
